Règlements généraux

RÈGLEMENT no 1

Étant les règlements généraux de la personne morale Fédération de lutte olympique du Québec Inc. constituée selon les dispositions de la partie III de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38), par lettres patentes du 25 novembre 1970 également connue sous le nom de Quebec Olympic Wrestling Federation Inc.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE 1. Dénomination sociale

La dénomination sociale de la personne morale est la Fédération de Lutte olympique du Québec inc. (ci-après « F.L.O.Q. »)

ARTICLE 2. Sceau

Le sceau dont l’impression apparaît ici en marge, est adopté et reconnu comme le sceau de la F.L.O.Q.

ARTICLE 3. Objets

Article 3.1. Énoncé de Mission

Développer et promouvoir la lutte olympique dans la Province de Québec et fournir un environnement sécuritaire et adéquat au sein duquel pratiquer et compétitionner.

Article 3.2. Objets

La F.L.O.Q. est constituée pour développer et promouvoir la lutte amateur aux niveaux régional, provincial, national et international.

La F.L.O.Q. est constituée dans le but d’atteindre les objectifs suivants :

1. Encourager, organiser, coordonner, soutenir et promouvoir tous les aspects de la lutte olympique;;
2. Travailler au développement des médaillés nationaux, mondiaux et olympiques;;
3. Répondre aux besoins et aux exigences de ses constituants;;
4. Développer et maintenir des politiques qui bénéficieront à l’ensemble de lacommunauté de lutte québécoise;;
5. Développer des athlètes et former des entraîneurs et des officiels pourdes compétitions de calibre scolaire, régional, provincial, national et international;;
6. Recruter de nouveaux membres;;
7. Assurer la sécurité de tous les membres dans les événements sanctionnés par la F.L.O.Q.;;
8. Acquérir du capital et d’autres revenus afin de réaliser les buts et objectifs listés ci-haut seulement, sans intention de gain pécuniaire pour les membres de la F.L.O.Q.;;
9. Faciliter et encourager la tenue de collecte de fonds aux bénéfices de la F.L.O.Q.

ARTICLE 4. Siège

Le siège de la F.L.O.Q. est situé à Montréal et est établi à telle adresse que peut déterminer de temps à autre le conseil d’administration

ARTICLE 5. Affiliation

La F.L.O.Q. est affiliée à Corporation Sports Québec et à Wrestling Canada Lutte ainsi qu’à toute autre association au Québec ou ailleurs au Canada lorsque jugé nécessaire

ARTICLE 6. Régions

Les régions reconnues la F.L.O.Q. sont celles des Jeux du Québec. 6 MEMBRES

ARTICLE 7. Catégories

La F.L.O.Q. compte sept (7) catégories de membres, soit les membres clubs, les membres athlètes nationaux, les membres athlètes, les membres entraîneurs certifiés, les membres instructeurs, les membres officiels et les membres individuels.

1. Les « membres clubs »

Les membres clubs sont des organismes composés par les autres catégories de membres qui ont acquitté leurs frais d’adhésion et sont en règle avec la F.L.O.Q. Pour être en règle avec la F.L.O.Q. un membre club doit :

• Avoir un membre qui est un entraîneur certifié dans le cadre du programme PNCE et qui se conforme à la Politique sur la vérification des antécédents judiciaires de la F.L.O.Q.;;
• Avoir une adresse civile et un lieu d’entraînement reconnu par le conseil d’administration;;
• Avoir au moins huit (8) membres avec un minimum de cinq (5) athlètes dûment enregistrés auprès de la F.L.O.Q.;;
• Tous ses membres doivent avoir un domicile au Québec.

Les membres clubs détiennent le droit d’élire les administrateurs provenant des membres clubs au sein du conseil d’administration.

2. Les membres « athlètes nationaux»

Afin d’appartenir à la catégorie de membre « athlètes nationaux » l’athlète devra

• Avoir complété son formulaire d’adhésion à titre d’athlète et acquitté le montant de la cotisation annuelle;;
• Avoir dix-huit (18) ans ou plus lors de la tenue de l’assemblée annuelle générale des membres;;
• Avoir représenté le Québec à titre d’athlète, avant la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres, à un championnat national de niveau junior, senior ou Usport ou un événement sanctionné par la UWW.Les membres « athlètes nationaux » détiennent le droit unique d’élire l’administrateur issu des membres de la catégorie « athlètes nationaux » qui les représentera sur le conseil d’administration. Il ne leur est pas possible d’exercer leur droit de vote sur toutes autres questions.

3. Les membres « athlètes »

Afin d’appartenir à la catégorie membre « athlète », il est nécessaire de :

• Avoir complété son formulaire d’adhésion à titre d’athlète et avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle.

Les membres « athlètes » peuvent recevoir un avis de convocation à l’assemblée générale annuelle des membres et y faire des interventions, mais ils ne détiennent aucun droit de vote.

4. Les membres « entraîneurs certifiés »

Afin d’appartenir à la catégorie de membre « entraîneur certifié » l’entraîneur devra :

• Avoir complété son formulaire d’adhésion à titre d’entraîneur et avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle;;
• Être entièrement certifié dans le niveau Introduction à la compétition du programme national de certification des entraîneurs (PNCE);;
• Avoir compléter et remis le formulaire de vérifications des antécédents judiciaires à la F.L.O.Q. et se conformer à la Politique de vérification des antécédents judiciaires adoptée par la F.L.O.Q.

Les membres « entraîneurs certifiés » détiennent le droit unique d’élire l’administrateur issu des membres de la catégorie « entraîneurs certifiés » qui les représentera sur le conseil d’administration. Il ne leur est pas possible d’exercer leur droit de vote sur toutes autres questions.

5. Les membres « instructeurs »

Afin d’appartenir à la catégorie de membre « instructeur » un entraîneur devra :

• Avoir compléter son formulaire d’adhésion à titre d’entraîneur et avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle;;
• Avoir une certification de niveau Instruction ou Sport Communautaire du programme PNCE;;
• Avoir complété et remis son formulaire de vérification des antécédents judiciaires à la F.L.O.Q. et se conformer à la Politique de vérification des antécédents judiciaires adoptée par la F.L.O.Q.Les membres « instructeurs » peuvent recevoir un avis de convocation à l’assemblée générale annuelle des membres et y faire des interventions, mais ils ne détiennent aucun droit de vote.

6. Les membres « officiels »

Afin d’appartenir à la catégorie membre « officiels » un officiel devra :

• Avoir complété son formulaire d’adhésion à titre d’officiel et avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle;;
• Avoir agi de façon active à titre d’officiel dans l’année précédant la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres, ce qui signifie avoir agi à titre d’officiel lors d’au moins un (1) événement sanctionné.
• Avoir complété et remis son formulaire de vérification des antécédents judiciaires à la F.L.O.Q. et se conformer à la Politique de vérification des antécédents judiciaires adoptée par la F.L.O.Q.Les membres « officiels » détiennent le droit unique d’élire l’administrateur issu des membres « officiels » qui les représentera sur le conseil d’administration. Il ne leur est pas possible d’exercer leur droit de vote sur toutes autres questions.

7. Les membres « individuels »

Les membres « individuels » sont toutes les autres personnes ayant complété le formulaire d’adhésion de la F.L.O.Q. et ayant acquitté la cotisation annuelle qui ne répondent pas aux autres catégories ci-haut mentionnés.

Les membres individuels ont le droit de recevoir un avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle, ils peuvent s’y exprimer, mais ne détiennent aucun droit de vote.

Le montant de la cotisation annuelle des membres est fixé par le conseil d’administration et est payable à la date et selon les modalités fixées par ce dernier

ARTICLE 9. Démission

Toute démission d’un membre doit être envoyée par écrit au secrétaire de la F.L.O.Q. Elle prend effet à la date de réception du dit avis ou à la date précisée dans ledit avis

ARTICLE 10. Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la F.L.O.Q. ou dont la conduite est préjudiciable à la F.L.O.Q. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, l’aviser de la date et de l’heure de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

ARTICLE 11. Composition

Elle est composée des délégués des membres clubs et de tous les membres définis à l’article 7 des présents règlements généraux.

Le délégué est le président ou l’entraîneur du membre club. Il doit être un membre du club. Si le président ou l’entraîneur du membre club ne peut être présent lors de l’assemblée des membres, le membre club peut désigner une autre personne en autant que celle-ci détient un document qui la désigne à titre de délégué.

ARTICLE 12. Vote

a) Les membres clubs possèdent chacun un (1) vote lors de l’assemblée annuelle;;

b) Le vote par procuration n’est pas autorisé;;

c) Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers (1/3) des délégués des membres clubs présents;;

d) Les autres membres n’ont que le droit de parole.

ARTICLE 13. Quorum

Le quorum à toute assemblée des membres est de 25% du nombre des membres clubs de la F.L.O.Q.

ARTICLE 14. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle de la F.L.O.Q. est tenue dans les quatre (4) mois suivant la fin de l’année financière de la F.L.O.Q., à tel endroit et à telle date fixés par le conseil d’administration. L’avis de convocation signé par le président doit être envoyé, par courrier ordinaire ou par courriel, aux membres club au moins vingt et un (21) jours à l’avance.

ARTICLE 15. Pouvoirs de l’assemblée des membres

a) Élire les administrateurs de la personne morale;;
b) Recevoir le bilan et les états financiers annuels;;
c) Ratifierlesrèglementsgénérauxetleursamendements;; d) Prendre connaissance du rapport annuel.

ARTICLE 16. Assemblée extraordinaire

L’assemblée extraordinaire est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d’administration ou d’au moins 50% des membres clubs. L’avis de convocation doit être envoyé, par courrier ordinaire ou par courriel, aux membres clubs au moins dix (10) jours à l’avance.

Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt et un (21) jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège de la F.L.O.Q., tous membres, signataires de la demande ou non, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale extraordinaire.

L’avis de toute assemblée générale extraordinaire doit indiquer l’affaire qui doit y être prise en considération. Aucune autre affaire ne peut être traitée lors de cette rencontre.

ARTICLE 17. Procédure

Dans toute assemblée générale, à moins qu’un vote ne soit demandé, la déclaration par le président qu’une résolution a été adoptée et une entrée faite à cet effet dans les procès-verbaux de la F.L.O.Q. constituent, à première vue, la preuve de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des votes enregistrés en faveur de cette résolution ou contre elle.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 18. Composition

Le conseil d’administration est composé de six (6) administrateurs, élus par vote électronique ou lors de l’assemblée annuelle de la F.L.O.Q. ainsi que d’un (1) administrateur désigné par cooptation. Ces personnes doivent être majeures et être membres de la F.L.O.Q. ou être déléguées d’un membre club. Cependant, il n’est pas obligatoire pour les administrateurs cooptés de détenir le statut de membre de la F.L.O.Q.

À l’exception de l’administrateur « athlète », un maximum de deux (2) personnes provenant d’un même membre club ne peuvent siéger simultanément au conseil d’administration.

La répartition des postes au sein du conseil d’administration se détaille comme suit :

• Un poste d’administrateur « athlète » élu par et parmi les membres « athlètes nationaux »;;
• Un poste d’administrateur « entraîneur certifié » élu par et parmi les membres « entraîneurs certifiés ».
• Un poste d’administrateur « officiels » élu par et parmi les membres « officiels »
• Les postes d’administrateurs 4, 5 et 6 sont élus par et parmi les délégués des membres clubs.
• Dans la mesure du possible, la composition du conseil d’administration devra inclure un minimum de deux (2) postes occupés par une femme.

La F.L.O.Q. modifiera la composition de son conseil d’administration préalablement à l’élection de 2021 afin que celle-ci prévoie la désignation de deux (2) administrateurs cooptés par les membres du conseil d’administration.

ARTICLE 18.1 Mise en nomination

Tout candidat à la fonction d’administrateur de la F.L.O.Q. doit déposer au siège social de la F.L.O.Q. un bulletin de mise en candidature dûment signé par lui- même au moins quinze (15) minutes avant l’ouverture de l’assemblée générale annuelle.

Les candidats à être élus par vote électronique devront transmettre leur candidature par courriel au conseil d’administration trois (3) semaines avant la date de l’assemblée générale annuelle, conformément à l’article 18.2.1. des présents règlements généraux.

Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection des candidats soumis a lieu par acclamation. Dans le cas où il y a absence de mise en candidature, des mises en candidatures seront acceptées du parquet de l’assemblée. Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection se fait à la majorité simple.

ARTICLE 18.2 Procédure d’élection des administrateurs

Une personne étant membre de plus d’une catégorie peut voter dans toutes les catégories au sein desquelles elle est membre.

L’élection des administrateurs est tenue dans le cadre de trois (3) élections distinctes :

(1) L’élection de l’administrateur « athlète » se fait par vote électronique au plus tard une semaine avant l’assemblée générale annuelle des membres;;

(2) L’élection de l’administrateur « officiels » se fait par vote électronique au plus tard une semaine avant l’assemblée générale annuelle des membres;;

(3) L’élection de l’administrateur « entraîneur» ainsi que celle des administrateurs nos 4, 5 et 6 se fait lors de l’assemblée générale annuelle des membres.

ARTICLE 18.2.1. Élection des administrateurs par vote électronique

Au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration recevra la candidature des membres provenant des catégories « athlètes nationaux » ainsi que celles provenant des « officiels » qui souhaitent être élus à titre d’administrateur.

Cinq (5) jours après avoir reçu les candidatures, le conseil d’administration enverra un courriel contenant la procédure de vote électronique à tous les membres « athlètes nationaux » et « officiels ».

Les membres « athlètes nationaux » et les membres « officiels » auront par la suite une (1) semaine pour enregistrer leur vote électronique.

Le conseil d’administration désignera une tierce partie afin de compiler tous les votes électroniques enregistrés par les membres « athlètes nationaux » et les membres « officiels ». À aucun moment durant la période d’élection, le conseil d’administration n’aura accès aux votes des membres ou à la compilation des votes. La tierce partie désignée par le conseil d’administration informera celui-ci du résultat de l’élection par courriel.

Le nom des deux (2) administrateurs ainsi élu par vote électronique sera annoncé lors de l’assemblée générale annuelle des membres.

ARTICLE 18.3 Désignation des administrateurs cooptés

La désignation, par cooptation, d’un administrateur se fait par les autres administrateurs lors de la première rencontre du conseil d’administration suivant l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE 19. Mandat

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans. Un administrateur peut siéger sur le conseil d’administration pour un maximum de trois (3) mandats consécutifs. Après avoir atteint le nombre maximal de termes consécutifs permis par les présents règlements généraux, un membre ne pourra être réélu à titre d’administrateur, et ce pour une période minimale de quatre (4) ans.

Les administrateurs désignés par les membres « athlètes nationaux » et les membres « officiels », ainsi que le poste d’administrateur no 4 sont en élection lors des années paires.

L’administrateur élu par les membres « entraîneurs certifiés » ainsi que le poste d’administrateur numéro 5 sont en élections lors des années impaires.

Un administrateur coopté sera désigné les années paires et l’autre administrateur coopté sera désigné, quant à lui, lors des années impaires.

Le président sortant de la Fédération siège à titre ex-officio et sans droit de vote lors de toute rencontre du conseil d’administration.

Pour l’élection de 2019, tous les mandats auront un terme de deux (2) ans, nonobstant les termes du présent article. Le renouvellement des mandats sur la base de l’alternance sera en vigueur pour l’élection de 2021, ce qui signifie qu’en 2021, les postes d’administrateurs des « athlètes» et « officiels », ainsi que les administrateurs no 4 et 6 seront élus pour une (1) année seulement.

ARTICLE 19.1 Critère d’éligibilité afin d’être élu à titre d’administrateur

Tout candidat souhaitant être élu au poste d’administrateur de la F.L.O.Q. devra fournir, au plus tard, au moment déterminé par les présents règlements généraux, son formulaire de mise en candidature, son curriculum vitae, ainsi qu’un document, obtenu dans les vingt-quatre (24) derniers mois attestant l’absence d’antécédents judiciaires liés à la fonction d’administrateur conformément à la Politique de vérification des antécédents judiciaires adoptée par la F.L.O.Q.

Le candidat souhaitant accéder au poste d’administrateur des athlètes devra fournir la preuve qu’il est un athlète national ou un athlète national retraité depuis moins de deux (2) ans.

Le candidat souhaitant accéder au poste d’administrateur des entraîneurs devra fournir la preuve qu’il détient minimalement sa certification PNCE Développement de Compétition. Il est entendu que pour l’élection de 2019, la formation Développement de Compétition est acceptable.

Le candidat souhaitant accéder au poste d’administrateur des officiels devra fournir la preuve qu’il détient minimalement sa certification d’officiel national de niveau C

ARTICLE 19.2. Critère d’éligibilité afin de désigner un administrateur coopté

En désignant un administrateur coopté, les membres du conseil d’administrateur doivent s’assurer que la personne qu’il désigne sur ce poste possède un profil de compétence complémentaire aux autres administrateurs et qui permettra une saine gestion et une saine gouvernance au sein de la F.L.O.Q.

ARTICLE 20. Pouvoirs du conseil d’administration

• Il administre les affaires de la F.L.O.Q.;;
• Il élabore les politiques de fonctionnement;;
• Il est le responsable de l’embauche et du congédiement du personnel;;
• Il prépare et approuve les prévisions budgétaires de la F.L.O.Q.;;
• Nomme la firme comptable;;
• Il initie les modifications aux règlements généraux;;
• Il procède à la désignation des administrateurs cooptés;;
• Il exerce tous autres pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la Loi sur les compagnies et des règlements de la F.L.O.Q.

ARTICLE 21. Assemblée du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de la majorité des membres du conseil. L’avis de convocation signé par le président ou le secrétaire est transmis par courrier ordinaire ou donné par téléphone ou courriel au moins cinq (5) jours avant la date prévue d’une assemblée.

ARTICLE 22 Quorum

Le quorum à toute assemblée est fixé à la majorité des membres du conseil.

ARTICLE 23. Vacance

Si une vacance est créée parmi les membres du conseil d’administration, elle est comblée par les autres membres du conseil en autant qu’elle respecte les critères mentionnés à l’article 19.1 des présents règlements généraux. L’administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.

ARTICLE 24. Dirigeants

Les dirigeants de la F.L.O.Q. sont :

• Le président;;
• Le vice-président;;
• Le secrétaire;;
• Le trésorier.

ARTICLE 25. Élection des dirigeants

Les dirigeants sont élus par et parmi les membres du conseil d’administration à la première assemblée du conseil qui suit l’assemblée annuelle. Seuls les administrateurs occupant les postes numéro 4, 5, 6 ou 7 sont éligibles à être élus à titre de dirigeants de la F.L.O.Q.

ARTICLE 26 Mandat

La durée du mandat des dirigeants est de deux (2) ans, toutefois l’expiration du mandat d’administrateur met un terme au mandat de dirigeant.

ARTICLE 27. Tâches et fonctions des dirigeants

Outre les tâches et fonctions qui leur sont dévolues en vertu de la Loi sur les compagnies et du présent règlement, les administrateurs et les dirigeants de la F.L.O.Q. exercent les tâches et fonctions suivantes

a) Administrateur des athlètes

•  il est le représentant de tous les athlètes, c’est-à-dire qu’il est la voix des athlètes et veille à la préservation de leurs droits;;
• il s’implique au niveau des politiques concernant la conduite des membres et la sécurité dans les sports;;
• il s’implique au niveau de l’élaboration des politiques concernant la sélection des athlètes;;
• il s’implique au niveau de l’élaboration de partenariat marketing.

b) Administrateur des entraîneurs

• il est le représentant des entraîneurs, c’est-à-dire qu’il est la voix des entraîneurs et veille à la préservation de leurs droits;;
• il s’implique au niveau de l’élaboration des politiques concernant la conduite des membres et la sécurité dans les sports;;
• il s’implique au niveau de l’élaboration des politiques concernant la sélection des athlètes;;
• il est responsable du calendrier de formations au bénéfice des entraîneurs.

c) Administrateurs des officiels

• il est le représentant des officiels, c’est-à-dire qu’il est la voix des officiels et veille à la préservation de leurs droits;;
• il s’implique au niveau de l’élaboration des politiques concernant la conduite des membres et la sécurité dans les sports;;
• il est responsable du calendrier des formations au bénéfice des officiels;;
• il participe au développement des politiques de sélection pour les officiels représentant le Québec dans diverses compétitions.